Чат-бот для записи клиентов: заявка на слот и напоминание

Что делает шаблон и чем он не является

Триггеров два: команда /start и ключевое слово «запись» / «записаться» в режиме «содержит» — человек пишет «хочу записаться на маникюр», и сценарий стартует без команд. Дальше пять блоков: «Сообщение» с кнопками услуг (в мастере создания бота есть поле «Услуги» — его значение подставляется в текст через {{services}}) → «Сбор данных» удобного времени текстом → «Сбор данных» телефона с проверкой формата → «Действие»: тег запись и уведомление операторам «Новая запись» → «Сообщение» с подтверждением, что администратор свяжется.

Заявка сразу видна в трёх местах: в «Диалогах» (сам разговор), в «Контактах» (карточка с телефоном и полем времени) и в почте владельца — письмо о новой заявке уходит при первом сохранённом телефоне.

Чем шаблон не является: это не онлайн-календарь. Свободных слотов шаблон не показывает, расписание мастеров не знает, время в журнал не бронирует. Клиент пишет удобное время словами, администратор подтверждает или предлагает другое. Для салона с одним-двумя мастерами и клиники с администратором на телефоне этого достаточно; если запись идёт к десяти специалистам в две смены, бот будет только входной формой, а журнал останется отдельно. Исключение — журнал в YCLIENTS: блок «Запись в YCLIENTS» показывает услуги, мастеров и свободное время из онлайн-записи салона и создаёт запись прямо в журнале (как подключить); другие онлайн-журналы не подключаются. Сценарий одинаково работает в Telegram, MAX, ВКонтакте и виджете на сайте; отдельная страница про связку с Telegram — «Запись клиентов в Telegram».

Сбор записи без потерь: услуга, время, телефон

Три настройки, которые отличают рабочую запись от анкеты, которую бросают на середине.

• Услуга — кнопками, и каждая кнопка ставит тег. «Стрижка», «Окрашивание», «Маникюр» → в каждой ветке «Действие → добавить тег» svc:haircut, svc:color, svc:nails. Через месяц это готовые сегменты для рассылки «свободные окна у колориста в четверг». Кнопка «Другое» ведёт в «Сбор данных» текстом.
• Время — текстом, но с подсказкой формата. Вопрос в «Сборе данных»: «Напишите удобный день и время, например: пятница, 15:00 или любой будний день после 18». Поле — «Своё поле» slot, включите «в переменную», чтобы подставлять его в подтверждение и напоминание. Проверку формата для времени не ставьте — люди пишут «завтра после обеда», и это нормально.
• Телефон — с проверкой и двумя попытками. Проверка «телефон», текст при ошибке: «Нужен номер с кодом, например +7 900 000-00-00». Число попыток — 2. Имя спрашивайте до телефона, а не после: к моменту личного вопроса человек уже вложился в диалог.

Подтверждение — с переменными: «{{name}}, записали запрос на {{slot}}. Администратор подтвердит время в течение часа в этом чате». Не пишите «вы записаны» — бронь пока не подтверждена, и клиент это запомнит.

Подтверждение администратором

Уведомление операторам в заготовке уже стоит, но с коротким текстом «Новая запись» — замените его на «Запись: {{name}}, {{slot}}, {{phone}}», а после подтверждающего сообщения поставьте блок «Оператор». Диалог получает статус «оператор» и попадает в очередь «Диалогов»; администратор получает Web Push (работает и при закрытой вкладке кабинета) и звук. Отвечает он из того же окна: «Пятница 15:00 свободно, ждём вас» — клиент видит это в своём мессенджере.

Чтобы не печатать одно и то же, заведите шаблоны быстрых ответов в «Диалогах»: «Подтверждаю, ждём вас», «Это время занято, есть 14:00 или 17:30 — что удобнее?», «Напомним за день». Когда время согласовано, администратор ставит тег booked в карточке контакта и закрывает диалог — по этому тегу потом и считаются реальные записи против запросов.

Кабинет ставится на телефон как приложение (PWA), поэтому администратору не нужен компьютер за стойкой. Один оператор входит в бесплатный тариф; если подтверждают двое или трое — это Базовый. После ответа администратор закрывает диалог, и следующее сообщение клиента снова обрабатывает бот.

Как снизить неявки: напоминание за день через «Паузу»

Неявка — главная утечка в записи через мессенджер: записаться в чате легко, а забыть ещё легче. Напоминание собирается из блоков сценария без рассылок.

1. После подтверждения — «Пауза». Важная оговорка: пауза отсчитывается от момента записи, а не от времени визита. Бот не умеет разбирать «пятница, 15:00» как дату. Если большинство клиентов записываются за 1–3 дня, ставьте паузу 1 день — напоминание придёт накануне или в день визита. Для записей «на через две недели» это не сработает.
2. «Условие» по времени суток: если сейчас с 21 до 9 — ещё одна «Пауза» на несколько часов. Иначе напоминание уйдёт ночью.
3. «Сообщение»: «Напоминаем: {{slot}}, {{services}}. Всё в силе?» с кнопками «Да, приду» и «Перенести». «Да» → «Действие → добавить тег» confirmed. «Перенести» → «Оператор» — администратор подберёт другое время.

Для дальних записей есть два ручных инструмента. Первый — администратор пишет напоминание из «Диалогов» сам, по шаблону быстрого ответа, это 10 секунд. Второй — «Рассылки» (Базовый и выше): накануне выбираете аудиторию по тегу booked и отправляете одно сообщение всем. Общая механика пауз и условий разобрана в материале про триггерные цепочки.

Ограничение, о котором забывают: бот пишет только тем, кто уже писал ему. Напомнить о визите клиенту, который записался по телефону и никогда не открывал бота, нельзя — ни в Telegram, ни в MAX. Почему так и как обойти — в разборе ошибки «бот не может написать первым». Практический вывод: переводите телефонную запись в бота хотя бы фразой «продублируйте, пожалуйста, слово ЗАПИСЬ нашему боту — пришлём напоминание».

После визита: отзыв, повторная запись, сегменты

Тот же сценарий закрывает следующий цикл. Через «Паузу» в 1–2 дня после визита — вопрос «Как всё прошло?» с оценкой 1–5 кнопками: низкая уходит оператору, высокая — просьба оставить отзыв на картах. Готовая ветка под это есть в шаблоне «Сбор отзывов», её можно подключить как «Субпоток». Ещё через 3–4 недели (для стрижки и маникюра это естественный интервал) — «Пора обновить? Записать на то же время?» с кнопкой, которая возвращает в начало сценария записи.

Теги svc:* и booked превращают базу в сегменты: в «Контактах» фильтруете всех, кто делал окрашивание, и рассылаете акцию на уход; экспорт в CSV — для сверки с журналом. По каналам: тот же сценарий на сайте работает через виджет с pre-chat формой, где телефон собирается до начала чата; для салонов красоты собрали отдельную страницу — чат-бот для салона.

Тариф: бесплатный — 30 диалогов в месяц, то есть примерно 30 запросов на запись, 1 оператор, режим «Шаги». Базовый — 650 ₽ за бота в месяц, без лимита диалогов, операторы без ограничения, рассылки по тегам. Открыть шаблон «Запись клиентов» — тексты и кнопки услуг правятся сразу после установки.